ADP è una multinazionale americana quotata a New York, con più di 9 miliardi di dollari di fatturato e 560.000 clienti in tutto il mondo. Si occupa della gestione amministrativa del personale aziendale: gestisce in outsourcing gli stipendi, i benefit, le pensioni, gli straordinari, i periodi di malattia e tutti gli altri aspetti contrattuali legati ai lavoratori dipendenti. Presente anche in Italia, dove si occupa del pagamento di circa 600.000 stipendi ogni mese, ADP è dotata di una ampia visione del mondo del lavoro a livello globale. L'outsourcing dell'amministrazione del personale garantita da ADP non consente soltanto di risparmiare sul versante dei costi, ma anche di avere un costo fisso, prevedibile e relativamente contenuto ogni mese dell'anno. Inoltre, per le aziende clienti, non ci sono costi imprevisti e straordinari, non si incorre in multe per avere presentato una documentazione non più conforme alle normative o oltre le scandenze stabilite. Grazie al servizio dell'ADP, il direttore del personale aziendale non deve più occuparsi di pagare gli stipendi, ma può dedicarsi a operazioni più strategiche. Il costo aggiuntivo di un nuovo dipendente diventa prevedibile, è proporzionale e non più esponenziale: infatti, oltre un certo numero di dipendenti, l'azienda non è più costretta ad assumere nuove risorse umane da inserire nell'ufficio amministrativo. Infine, se un'impresa opera all'estero, molto spesso, pagare gli stipendi diventa un'operazione complessa e molto rischiosa, mentre per l'outsourcer, specialmente per un soggetto internazionale come ADP, ciò non comporta problemi di sorta. Nell'ambito delle qualificate indagini settoriali realizzate da ADP e riferite alla complessa area delle human resources, gli analisti della multinazionale statunitense hanno, di recente, verificato che le Pmi italiane, rispetto ad altre realtà europee e extracomunitarie, sono in ritardo nella scelta dell'outsourcing delle risorse umane: solo il 15% affida a una società esterna specializzata le attività di amministrazione e gestione del personale, nonostante l'outsourcing consenta un taglio radicale dei costi e senza considerare che l'utilizzo di strumenti tecnologici (più avanzati di quelli che in genere si può permettere una singola piccola o media impresa) contribuisce al miglioramento stesso del servizio. In primo luogo, lo studio mette in luce quanto personale le aziende destinano alle attività amministrative:
- l'89,3% delle società con 50-99 dipendenti impiega per l'amministrazione del personale al massimo 2 persone, l'8,9% ne impiega fino 5, a più di 6 vi ricorre l'1,8 per cento delle società;- il 63,9% delle aziende con 100-249 dipendenti affida le attività amministrative a 1 o 2 persone, il 31,3 per cento al massimo a 5 e sale a 4,8% la quota di quelle che impegnano più di 6 dipendenti; - tra le società con 250-499 dipendenti, il 47,6% ne impiega per le attività aziendali al massimo 2, il 45,9% fino a 5 e il restante 6,5% conta su più di 6 persone.
Quando le società ricorrono all'esternalizzazione, le attività più delegate sono la gestione dei pagamenti (62,5% delle aziende), del 770 aziendale (64,2%) e gli aspetti legati alla consulenza del lavoro (71,6%). Mentre internamente all'azienda, ciò avviene 9 volte su 10 per la gestione delle presenze e per quanto riguarda le pratiche per le assunzioni, invece, nel 69,8% dei casi.Rispetto la gestione dei cedolini paga, l'indagine evidenzia che:
- tra le società con 50-99 dipendenti, è del 34% la percentuale di chi preferisce una gestione interna, magari attraverso un software acquistato o elaborato in azienda. Del restante 66% che si affida a servizi esterni, solo il 13,3% ricorre a una società specializzata in outsourcing e la maggior parte, il 52%, va da consulenti del lavoro, commercialisti o associazioni di categoria;
- il 42,2% delle aziende con 100-249 dipendenti si affida alla gestione interna dei pagamenti. Tra quelle che ricorrono invece all'esternalizzazione, sale a 17% la quota delle società che scelgono fornitori specializzati, a scapito di commercialisti e consulenti (40,8%);
- infine, sono poco più di 4 su 10 le aziende con 250-499 dipendenti che esternalizzano i pagamenti (43,9%), percentuale che scende al 29,6% per quelle che ricorrono a fornitori non specializzati. Il 14,3% si affida ad aziende di outsourcing.
Ma quali sono i budget che le Pmi mettono a bilancio per le attività amministrative?
Mediamente, ogni anno, sono riservati alla gestione delle presenze 13.000 euro, 24.300 sono spesi per le attività di pagamento dei dipendenti e 15.400 per gli altri servizi. Infine, è interessante analizzare il diverso atteggiamento delle Pmi italiane nei confronti dell'outsourcing evidenziato dallo studio: quasi 4 aziende su 10 (il 39%) possono essere definite "tecnologiche", il 31% "outsourcer", il 22% "ottimizzatrici" e l'8% "money savers".
Le "tecnologiche" sono le società per cui la gestione ad alto contenuto tecnologico (velocità di accesso ai dati, utilizzo del web, integrazione dei sistemi) è la caratteristica che più di ogni altra descrive le loro esigenze. Gestiscono la maggior parte delle attività internamente. L'insoddisfazione, dovuta prevalentemente a problemi tecnici, comporta una maggior propensione a dotarsi di sistemi integrati.
Le "outsourcer" sono prevalentemente aziende con un numero di dipendenti inferiore a 100 e con poche persone impegnate nella gestione degli aspetti amministrativi. Queste società, non potendo disporre di un dipartimento risorse umane tipico delle grandi aziende, delegano in misura maggiore le attività amministrative all'esterno. È facile che questa scelta sia dettata dalla necessità di dedicare maggior tempo e risorse alle attività di management.
Le "ottimizzatrici" sono aziende con oltre 100 dipendenti e con un numero ampio di persone impegnate nell'amministrazione del personale. Gestiscono esternamente numerose attività e nella maggior parte dei casi la gestione è a carico dello stesso fornitore. Per queste società la gestione esterna è utile principalmente in presenza di forti carichi di lavoro.
Infine, le "money savers" sono aziende che gestiscono gran parte delle attività internamente e il cui unico elemento guida per le scelte di gestione delle attività amministrative consiste nel contenimento dei costi a brevissimo termine.
Ed è sulla base di tale analisi che ADP sviluppa e consolida nuove modalità per la gestione amministrativa esterna delle risorse umane, in un'ottica di innalzamento della performance aziendale: un link concreto tra gestione amministrativa puntuale e contenimento dei costi, aspetti sempre più centrali per la vita dell'azienda moderna.
